Preguntas frecuentes: apoyo a la vida asociativa

Originariamente las asociaciones están pensadas para unir aquellas personas que quieren defender un interés común. Sin embargo, debido a las especificidades del sector cultural, es frecuente encontrar asociaciones que han adoptado el papel de empresa, es decir, se han constituido para conseguir un NIF (Número de Identificación Fiscal) y no para defender claramente unos intereses comunes. Aunque no es una fórmula legalmente validada, es una de las opciones más viables para ciertos proyectos culturales o sociales, que de lo contrario se verían obligados a cometer múltiples irregularidades a nivel fiscal y laboral. Por eso, cuando una persona o grupo de personas quiere legalizar su situación profesional se encuentra con una serie de requisitos a menudo imposibles de cumplir, como una aportación económica inicial o un mínimo de ingresos mensuales muy elevado. Una de las soluciones más utilizadas es la de constituirse como Asociación. Puede ser un buen punto de partida para consolidar un proyecto. Ahora bien, hay que tener muy claro que una Asociación nunca puede ser el sustituto de una empresa.

Teniendo en cuenta que no es una figura jurídica pensada para ser una empresa, es preciso que en su objeto social aparezca algún interés cultural o social, con el fin de darle mayor verosimilitud cuando se va a utilizar prácticamente como una empresa o para gestionar proyectos que las autoridades puedan concebir como tales.

¿Qué es una Asociación?

Una Asociación es una entidad sin ánimo de lucro, constituida voluntariamente por tres o más personas con el objetivo de cumplir una finalidad de interés general o particular, mediante la puesta en común de recursos personales o patrimoniales con carácter temporal o indefinido. Permite facturar legalmente y llevar una contabilidad laboral independiente de la personal. Toda Asociación es una entidad con personalidad propia y, por tanto, titular de derechos y obligaciones, separada del patrimonio de los socios.

¿Qué hay que tener claro antes de constituir una Asociación?

El proyecto que se quiere emprender. El hecho de que la forma jurídica más adecuada para este proyecto sea la de una Asociación y no otra, debe ser una consecuencia a la que se debe llegar después de todo un proceso de reflexión sobre el proyecto en cuestión.

Algunas preguntas básicas serían:

  • ¿Quién forma la Asociación?.
  • ¿Cuántos miembros activos hay?.
  • ¿Qué valores tiene?.
  • ¿Cuál es la misión?.
  • ¿Qué objetivos tiene?.
  • ¿Qué actividades/servicios ofrece?. (Información, formación, divulgación, sensibilización, etc).
  • ¿Por qué?.
  • ¿Quién/quiénes son los destinatarios?.
  • ¿Cómo se llevará a cabo?.

Poner las respuestas por escrito (entre 3 y 5 líneas) para evitar diferentes interpretaciones dentro del grupo.

Es imprescindible definir quiénes son los promotores del proyecto, cuál es o será el equipo humano y definir cómo se financiarán las actividades (previsión de ingresos y gastos de los primeros dos años).

¿Entraña mucha dificultad y tiempo constituir una Asociación?

Su constitución es rápida y con un coste muy bajo. Una Asociación existe desde el momento del otorgamiento del acta fundacional y los estatutos. La inscripción en el Registro de Asociaciones es un requisito de publicidad pero no de otorgamiento de capacidad, asegura que su nombre no podrá ser utilizado por nadie más.

¿Cuáles son los pasos para constituir una Asociación?

  1. Tener el acuerdo de tres personas físicas o jurídicas (públicas o privadas).
  2. Recoger el acuerdo en el acta fundacional.
  3. Redactar los estatutos.
  4. Presentar la solicitud de inscripción (junto con el acta fundacional, los estatutos y el justificante del pago de tasas) en el registro.

Las personas que quieren formar la Asociación, denominadas socias y socios fundadores, realizarán una primera reunión oficial en la que:

  • Se acuerda la creación de la Asociación y se aprueban los estatutos.
  • Se eligen los cargos y los órganos de gobierno.
  • Se levanta acta (Acta de Constitución) en la que se hará constar la voluntad de asociarse y la persona que va a inscribir a la Asociación en el registro, que es la misma que tiene que aparecer en el paso 4 de la solicitud de inscripción. Se anexan los estatutos. El acta puede ser un documento público o privado en notaría entre las y los miembros de la Asociación.

¿Qué necesitamos?

  • Rellenar el formulario de solicitud (también se puede hacer de forma telemática en el Registro Nacional).
  • Adjuntar dos copias con firmas originales del Acta de Constitución.
  • Adjuntar dos copias con firmas originales de los Estatutos de la Asociación.
  • Abonar las tasas correspondientes y adjuntar el resguardo.
  • Aportar copias de los DNI de los fundadores.

Importante: Esperar. Hasta que quede registrada la Asociación, pueden pasar tres meses.

¿Las personas extranjeras pueden constituir asociaciones?

Sí. Siempre que tenga en regla toda la documentación en el momento de crear la Asociación.

¿Qué ventajas tiene una Asociación a nivel fiscal?

Se pueden conseguir determinados beneficios fiscales, sobre todo si la Asociación es declarada de utilidad pública. Al disponer de un NIF, además de facturar, puede contratar legalmente.

Facilita la tarea de búsqueda de ingresos (subvenciones, patrocinios, etc). Además de ser una figura legal, implica un mínimo de estabilidad y estructura.

¿Qué obligaciones de carácter censal o declarativo tiene una asociación?

Todas las asociaciones deben obtener de Agencia Tributaria un NIF, necesario para identificar a la entidad en sus relaciones con la Agencia Tributaria y, en buena medida, imprescindible para el tráfico mercantil (para cuestiones tan elementales como abrir una cuenta bancaria o recibir factura de las compras realizadas por la Asociación).

Puedes encontrar más información de cómo obtener el NIF y rellenar el modelo 036 en la Agencia Tributaria.

¿Qué obligaciones legales debe cumplir una Asociación?

Entre otros, y siendo las más importantes, contratar debidamente los trabajadores, estar al día de las obligaciones fiscales y llevar al día los libros legales:

Libro de registro de los asociados: altas y bajas de todos los socios inscritos en la Asociación.

  • Libro de actas: figuran las reuniones de las asambleas generales y los demás órganos de la Asociación, como la junta directiva.
  • Libro de voluntarios: colaboradores en régimen de voluntariado de la Asociación.
  • Libros de contabilidad: si la Asociación no está obligada a presentar el impuesto de sociedades, sólo tiene que gestionar un libro de caja donde se detallen los ingresos y los gastos. Sino, también debe tener un libro diario y un libro de inventarios y cuentas anuales.

¿Una Asociación puede tener beneficios?

Sí. Puede obtener beneficios, pero con la obligación de reinvertirlos en la finalidad social, sin que se puedan repartir en ningún caso entre los asociados, ni ceder gratuitamente a personas físicas determinadas o a entidades con ánimo de lucro.

¿Puede darse de alta una Asociación en actividad económica?

Sí. Teniendo en cuenta que no es una figura jurídica pensada para ser una empresa, es preciso que en su objeto social aparezca algún interés cultural o social, con el fin de darle mayor verosimilitud cuando se va a utilizar prácticamente como una empresa o para gestionar proyectos que las autoridades puedan concebir como tales.

Un gran número de asociaciones realizan "actividades económicas", es decir, emplean recursos materiales o humanos (o de ambos tipos) para distribuir productos o servicios o, incluso, producirlos. Para entendernos, cualquier venta realizada por la Asociación (cualquier servicio por el que reciba un precio) o incluso el simple hecho de contratar personal, son indicio suficiente de que se ha realizado una actividad económica. La realización habitual de actividades económicas implica la obligación de solicitar, con carácter previo, su alta (se trata de una obligación censal que no implica necesariamente ningún pago).

¿Qué no permite una Asociación?

Contratar irregularmente o evadir impuestos. El hecho de que históricamente las asociaciones hayan crecido gracias al trabajo voluntario no quiere decir que una entidad no tenga que contratar toda aquella gente que es necesaria para ejecutar los proyectos o llevar la gestión de la entidad. Igualmente, a pesar de poder disfrutar de ciertos beneficios fiscales, no está exenta de pagar impuestos.

¿Cómo se dirige y administra una Asociación?

Mediante la asamblea general (integrada por todos los socios) que marca los objetivos principales. A lo largo del año, el órgano de gobierno (elegido por los socios) define las líneas de acción principales. El equipo de gestión trabaja a diario para conseguir los objetivos siguiendo las líneas de acción.

¿Cuántas personas pueden formar parte de la junta directiva?

Mínimo dos personas: presidente y secretario. No hay máximo, pero se aconsejan grupos reducidos para facilitar las reuniones y la toma de decisiones.

¿Cuáles son las atribuciones de los diferentes cargos de la directiva de una Asociación?

Presidencia (obligatorio)

  • Dirige y representa a la Asociación por delegación de la asamblea y de la junta directiva.
  • Preside y dirige los debates de la asamblea general y de la junta directiva. Convoca las reuniones de la asamblea general y de la junta directiva. Revisa las actas, los documentos y los certificados que le presentan secretaría y tesorería.

Vicepresidencia (opcional)

  • Apoya a la presidencia y, en su ausencia, asume sus funciones.
  • Cuando la presidencia quede vacante, asumirá sus funciones hasta sustitución o ratificación por la asamblea general.

Secretaría (obligatorio)

  • Se ocupa de la documentación y de llevar al día el libro de socios y socias.
  • Se encarga de levantar, redactar y firmar las actas de reunión de la asamblea general y de la junta directiva. Se encarga de redactar y autorizar certificados.

Tesorería (obligatorio)

  • Es responsable de los recursos de la Asociación.
  • Elabora el presupuesto, el balance y la liquidación de cuentas.
  • Lleva los libros contables.
  • Firma los recibos de cuotas y otros documentos de tesorería.
  • Realiza el pago de facturas visadas previamente por presidencia.
  • Es responsable de mantener a la Asociación al corriente de sus obligaciones fiscales.

Vocalía (opcional)

  • Elaboran proyectos por encargo de la junta directiva o por iniciativa propia con la aprobación de la junta directiva .Llevan a cabo los proyectos aprobados y hacen su informe de evaluación.

¿Es necesario que todos los miembros de la junta directiva sean socios?

Sí. El órgano de gobierno más habitual es la denominada junta directiva, pero no es obligatorio que tome este nombre y ni siquiera que exista, ya que la propia asamblea puede asumir sus funciones.

Sin embargo, sí es obligatoria la elección de al menos los tres cargos de presidencia, secretaría y tesorería para la asamblea.

¿Los miembros de la junta pueden recibir retribución económica?

No. La ley establece la gratuidad de los cargos, aunque tienen derecho al anticipo y al reembolso de los gastos debidamente justificados.

¿Los miembros de la junta pueden estar contratados por la Asociación?

Sí. Si trabajan para la Asociación haciendo tareas que no sean propiamente las de la junta directiva, se contrataráa /retribuirá debidamente. El número total de miembros de la junta que trabaja para la Asociación no puede superar la mitad de los que integran el órgano.

¿Cada cuánto se reunirá la asamblea general y la junta directiva?

La asamblea una vez al año, como mínimo. La junta directiva según lo indique en los estatutos, pero es aconsejable hacerlo una vez al mes. De cada reunión se hará un acta.

¿Cuál es el contenido mínimo que debe contener un acta?

La fecha y el lugar de la reunión, el orden del día, los asistentes, un resumen de los asuntos tratados, las intervenciones de las que se haya pedido constancia y los acuerdos adoptados, con indicación del resultado de las votaciones y de las mayorías con que se han adoptado. Las actas deben ser redactadas y firmadas por el secretario, con el visto bueno de quien haya ocupado la presidencia, y se aprobarán, en su caso, en la misma reunión o en la siguiente. De la custodia del libro de actas se encarga el secretario.